A comunicação é fundamental no ambiente empresarial. Além disso, um dos componentes principais desses sistemas é o PBX virtual, uma tecnologia que possibilita às empresas gerenciar suas chamadas telefônicas, tanto internas quanto externas, de maneira eficiente.
Além disso, negócios de todos os portes dependem de sistemas de comunicação eficazes para interagir com clientes, parceiros e colaboradores.
Com o progresso tecnológico, o PBX tradicional se transformou no PBX virtual, proporcionando, assim, diversas vantagens para as empresas contemporâneas.
O que é um sistema PBX virtual?
Um PBX virtual é um sistema de troca privada de telefonia que funciona pela internet. A sigla PBX significa “Private Branch Exchange”. Ao contrário de um PBX tradicional, que é instalado localmente e gerenciado manualmente, o modelo virtual é hospedado na nuvem.
Para criar a infraestrutura de rede, utiliza-se uma conexão à internet, um software específico para central de atendimento e uma aplicação web. O acesso ao PBX virtual pode ser feito por meio de qualquer computador, notebook ou dispositivo móvel utilizando essa aplicação.
Além disso, a conexão à internet assegura que os sistemas telefônicos do PBX virtual apresentem poucos períodos de inatividade e problemas de conectividade, algo comum nos sistemas locais.
Como opera o PBX virtual?
Um PBX virtual funciona com a ajuda da internet e, além disso, utiliza o VoIP (Voice over Internet Protocol) para transmitir sinais de voz. Ao contrário dos sistemas tradicionais de PBX, que têm servidores locais, o PBX virtual armazena seu servidor na nuvem.
Além disso, todos os dados relacionados às chamadas, como números de telefone, roteamento de chamadas, registros de chamadas e encaminhamentos, são armazenados nesse servidor em nuvem.
Em um sistema de PBX virtual, quando uma chamada é feita, os dados de voz são enviados pela internet até o dispositivo do receptor. Se o receptor estiver usando um telefone tradicional PSTN, o PBX virtual emprega um entroncamento SIP para conectar a chamada ao telefone fixo.
Por outro lado, se o receptor estiver utilizando um dispositivo moderno, ele se conecta diretamente ao usuário final por meio de seu notebook, PC, dispositivo móvel ou telefone configurado com VoIP para receber as chamadas.
Vantagens do PBX virtual
Os PBXs tradicionais e virtuais disponibilizam funcionalidades como encaminhamento de chamadas, conferências, mensagens de saudação ao cliente, correio de voz e outras que se tornaram comuns em sistemas de telefonia empresarial. No entanto, os PBXs virtuais apresentam recursos adicionais e vantagens.
Menos equipamentos físicos
Como o PBX virtual opera na mesma rede que tem acesso à internet e dados, não é preciso ter hardware ou infraestrutura específica.
Montagem mais simples
Por ser baseado na nuvem, o PBX virtual pode ser configurado e colocado em funcionamento de forma mais rápida do que um sistema que necessita da instalação de hardware.
Capacidade de expansão
Com a configuração ágil e a ausência de hardware, o PBX virtual é ideal para empresas que esperam crescer ou que necessitam de conectividade em diferentes locais.
Preço mais baixo
A longo prazo, um PBX virtual terá um custo inferior ao de um PBX tradicional instalado localmente.
Menos supervisão de TI
O fornecedor de PBX virtual geralmente cuida da resolução de problemas, do monitoramento de desempenho e das atualizações de software.
Versatilidade no encaminhamento
Como um PBX virtual utiliza endereços IP para direcionar chamadas, o encaminhamento se torna mais simples de gerenciar. Para receber uma chamada encaminhada, basta ter um fone de ouvido e uma conexão com a Internet.
Painel de controle na web
Para a gestão de contas e redes, os fornecedores de serviços costumam disponibilizar uma interface na web que fornece ferramentas de análise e cria relatórios.
O sistema está constantemente atualizado
Os sistemas de hardware podem se tornar ultrapassados sem atualizações regulares. Um bom fornecedor de PBX virtual estará sempre se esforçando para integrar a tecnologia mais nova e oferecer um produto atualizado.
Integração simplificada
Por utilizar endereços IP, um PBX está preparado para se conectar a aplicativos externos, como software de gerenciamento de relacionamento com o cliente e ferramentas interativas de resposta por voz.
Versatilidade nos telefones
Com um sistema que utiliza IP, os usuários podem optar por um telefone IP, um telefone convencional ou um softphone (um fone de ouvido ligado a um computador).
Funcionalidades essenciais de um PBX virtual
Um PBX perfeito deve oferecer funcionalidades avançadas que permitam a configuração ágil da central de atendimento, uma gestão facilitada e o acompanhamento do desempenho.
URA/menus de navegação telefônica
As URAs podem, portanto, auxiliar na resposta a perguntas frequentes ou até mesmo direcionar os chamadores para as equipes apropriadas, ajudando assim a solucionar o problema. Além disso, direcione os chamadores para menus, agentes ou equipes específicas utilizando atalhos no teclado.
Caixa de mensagens
Sua equipe de atendimento pode não estar disponível para atender chamadas 24 horas por dia, 7 dias por semana. O volume de chamadas pode ser elevado, ou algumas delas podem demandar mais tempo do que o habitual.
Nessas situações, redirecione os chamadores para a caixa de mensagens, para que possam registrar suas mensagens.
Direcionamentos durante o horário comercial
Defina horários comerciais por fuso horário, equipe ou agente. Chamadas fora do horário vão para a caixa de mensagens ou URA.
Acompanhamento de chamadas
Compreender a maneira como cada agente se comunica com os clientes pode oferecer, portanto, informações valiosas sobre a qualidade dos serviços da sua central de atendimento. Além disso, por meio do acompanhamento de chamadas, você pode observar de forma discreta as interações entre os agentes e os chamadores.
Você entendeu o que é um PBX virtual?
Esperamos que este artigo tenha esclarecido o PBX virtual e seus benefícios para a comunicação da sua empresa.
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