Como a crescente adoção de tecnologia nas operações empresariais, é comum que mais gestores procurem entender os benefícios da automação de processos e as melhores maneiras de implementar essa abordagem.
Como resultado, tem havido um aumento sigfincativo na procura por estratégias como o RPA, ou ´´automação robótica de processos“, e outras soluções cuja expectativa de crescimento é de US$12 bilhões até 2030, conforme previsto pelo Statista.
Em um ambiente onde a estratégia está em ascensão, para se manter competitiva, sua empresa precisa estar ciente dos benéficios da automação de processos, compreender o impacto dessa prática em seu fluxo de trabalho e, acima de tudo saber como implementá-la.
Caso você queira apronfundar seus conhecimentos sobre o assunto, prossiga com a leitura . Nos próximos parágrafos, detalharemos o conceito de automção de processos e como essa abordagem pode contribuir para a melhoria da produtividade e lucratividade do seu negócio.
O que é automação de processos?
A automação de processos refere-se à automação de atividades rotineiras e repetitivas por meio de programas específicos. Além de executar tarefas, esses programas registram detalhadamente as ações realizadas, os responsáveis por cada etapa e o tempo decorrido.
Atualmente, a automação dos processos de trabalho impacta empresas de diversos segmentos e setores, oferecendo versibilidade, facilitando a intregação entre equipes e promovendo uma comunicação mais eficaz entre as diferentes áreas.
Por exemplo: uma empresa do ramo de produção de móveis pode, por meio da automação de processos:
- Receber o pedido inicial;
- Iniciar a fabricação e solicitar a entrega dos materias necessários;
- Atualizar os registros de estoque;
- Notificar os colaboradores envolvidos no projeto;
- Coletar informações sobre a duração do processo;
- Concluir a fabricação e encaminhar o produtor para o departamento de expedição e envio ao cliente.
Essas etaps são realizadas de maneira automatizada, por meio de ferramentas especializadas configuradas pela equipe de gestão com diretrizes sobre a produção e dados essenciais. Dessa forma, é viável detectar e corrigir falhas, sempre que possivel, antes que causem prejuízos à empresa.
Os impactos da automação no processo de trabalho
A partir do exemplo apresentado, é evidente como uma das principais vantagens da automação de processos é a sua influência na organização, concorda?
Com as ferramentas apropriadas, a equipe consegue estabelecer e supervisionar o fluxo de atividades de maneira eficaz e orientada para os obejtivos principais da empresa.
E não para por ai! Confira outros pontos positivos impulcionandos pela automação de processos.
Maximização dos lucros
A automação viabilizar a operação continua de empresa, 24 horas por dia, sem interrupções, ao contrário do que ocorre com tarefas desempenhadas por funcionários humanos.
Por meio da automação dos processos, além de minuir os gastos com custo trabalistas, há um crescimento significativo na receita do seu empreendimento.
Redução de tempo na execução das atividades
Imagine que um funcionario leve 10 minutos paera completar uma sequência de tarefas como as mencionadas anteriormente (recebimento do pedido, solicitação dos materiais, atualização do estoque, produção, comunicação com os demais envolvidos, identificação de possíveis erros e entrega do produto). Com a automação, esse tempo é significativamente reduzido.
Isso ocorre porque, devido ás ferramentas e benéficios da automação de processos, ao receber o pedido, o Sowftware correspondente já requisita os materiais, atualizar o estoqe, notifica os colaboradores e inicia a preparação do produto em questão de segundos.
Diminuição de erros
A equipe de gestão define as diretrizes para os sistemas de automação de processos, incluindo tarefas, prazos, métricas, notificações e prioridaes.
Essa abordagem assegura a execução padronizada dos processos, com reduzidas possibilidades de equívocos.
Além disso, tecnologias avançadas,como a Automação Robótica de Processos (RPA), conseguem até mesmo realizar análises de dados para aprimorar a precisão e segurança nas tomadas de decisão.
Melhoria na qualidade das entregas
Ao seguir regras bem definidas, uma das principais benefícios da automação de processos é aprimorar a qualidade das entregas. Isso ocorre principalmente pela padronização das tarefas.
Além disso, a realização das atividades se torna mais ágil, possibilitando que o tempo antes dedicado à execução manual de tarefas suscetíveis a erros seja direcionado de forma mais produtiva pelas equipes responsáveis pela demanda.
Possibilidade de realocação de recursos
Quando a automação de processos assume a execução de certas atividades de uma empresa, os colaboradores que anteriormente desempenhavam essas funções se tornam recursos estratégicos. Dessa forma, a empresa pode realocar esses recursos para áreas onde possam ser melhor aproveitados.
Além disso, há a possibilidade de redirecionar os recursos financeiros. Por exemplo, se você alugava uma máquina para uma atividade que se tornou automatizada, haverá economia nesse custo — que pode ser direcionada para um outro aspecto mais benéfico para o seu negócio.
As vantagens da automação de processos
Além de fomentar uma dinâmica de trabalho mais estruturada, com potencial para aprimoramentos e novas perspectivas de expansão, a automação de processos apresenta benefícios específicos, tais como:
- Simplificação no acesso e na troca de informações entre os diferentes departamentos;
- Redução nos gastos de produção (tanto em termos de tempo de execução quanto de recursos financeiros);
- Melhoria na gestão, tornando-a mais ágil e eficiente;
- Identificação de novas possibilidades para otimização do fluxo de trabalho;
- Minimização de obstáculos e erros operacionais;
- Aumento da competitividade no mercado.
Todas essas vantagens contribuem significativamente para impulsionar a produtividade de forma eficaz. No entanto, para aproveitar os benefícios da automação de processos, é essencial não apenas reconhecer a sua importância, mas também compreender como implementar essa metodologia.
Como implementar a automação de processos
Para implementar a automação de processos, identifique as necessidades, mapeie os processos, elimine falhas e redundâncias, e conte com uma plataforma de gestão eficiente para organizar atividades e oferecer insight.